Privacybeleid

## 1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?

Space-heat is de handelsnaam van Space-Grid een Belgische eenmanszaak gevestigd op Lindestraat 19, 3404 Landen, met ondernemingsnummer BE0888.494.363.

Deze onderneming is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via www.space-heat.com en bij de voorbereiding en uitvoering van onze diensten.

Voor vragen over privacy of om je rechten uit te oefenen, kun je contact opnemen via info@space-heat.com of per post op het bovenstaande adres.

## 2. Welke gegevens verwerken wij?

Afhankelijk van je contact met ons verwerken wij:

• Identificatie- en contactgegevens, zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer en adres.
• Bedrijfs- en facturatiegegevens, waaronder bedrijfsnaam en btw-nummer.
• Accountgegevens en gegevens die nodig zijn om je aan te melden en je account te beheren.
• Informatie die je verstrekt over je woning en installatie, zoals oppervlakte, isolatie, energieverbruik, verwarmingssysteem, warmteverlies, plaatsingsmogelijkheden en eventuele foto's of documenten.
• Aanvragen, afspraken, correspondentie, offertes, bestellingen, facturen en informatie over de uitvoering en nazorg.
• Betalingsgegevens, zoals bedrag, betalingsstatus en transactiereferentie.
• Technische gegevens die bij websitegebruik kunnen worden verwerkt, zoals IP-adres, browsergegevens en serverlogboeken.
• De versie van juridische documenten die bij een bestelling gold en registraties van relevante bevestigingen.

Je verstrekt de meeste gegevens zelf via de website, e-mail of rechtstreeks contact. Wij ontvangen ook informatie van onze betalings- en administratieve dienstverleners, bijvoorbeeld een betalingsbevestiging.

## 3. Waarom verwerken wij gegevens en op welke grond?

Wij gebruiken je gegevens om:

• Vragen te beantwoorden, je aanvraag te beoordelen en een voorstel of offerte voor te bereiden. Dit gebeurt voor het nemen van stappen op jouw verzoek vóór een overeenkomst.
• Je account te beheren en bestellingen, afspraken, leveringen, installaties en overeengekomen nazorg uit te voeren. Dit gebeurt voor de uitvoering van onze overeenkomst.
• Facturen op te maken en fiscale en boekhoudkundige verplichtingen na te komen. Dit gebeurt op basis van wettelijke verplichtingen.
• Onze website en dienstverlening te beveiligen, misbruik te voorkomen en eventuele geschillen te behandelen. Dit gebeurt op basis van ons gerechtvaardigd belang bij een veilige bedrijfsvoering en de bescherming van onze rechten, rekening houdend met jouw belangen.
• Communicatie of optionele toepassingen waarvoor toestemming vereist is aan te bieden. In dat geval vragen wij afzonderlijk toestemming.

Het lezen of bevestigen van deze privacyverklaring is op zichzelf geen toestemming voor reclame of tracking.

Wanneer gegevens noodzakelijk zijn om een aanvraag of overeenkomst te behandelen, geven wij dat aan. Zonder die gegevens kunnen wij mogelijk geen passend voorstel maken of de gevraagde dienst uitvoeren.

## 4. Postcodechecker en adviesfunctie

Bij een postcodecontrole bewaren wij de ingevoerde postcode, taal, bron van de controle, gevonden werkgebied, beschikbaarheid van diensten en materiaallevering, en datum en tijd. Wij gebruiken deze informatie om de regionale vraag en ons werkgebied te evalueren.

Deze registratie bevat geen IP-adres, account-ID, sessie-ID, cookie-ID of apparaatvingerafdruk. De postcodechecker plaatst hiervoor zelf geen trackingcookie. Eventuele technische serverlogboeken staan los van deze registratie.

Wanneer deze informatie toch als persoonsgegeven kwalificeert, steunt de verwerking op ons gerechtvaardigd belang bij het plannen en verbeteren van ons werkgebied.

De adviesfunctie gebruikt je antwoorden om een indicatieve oplossing voor te stellen. Dit advies is geen definitieve technische beoordeling of bindende offerte. Je kunt contact opnemen voor een persoonlijke beoordeling.

## 5. Met wie delen wij gegevens?

Wij delen uitsluitend gegevens die nodig zijn voor de betrokken taak met:

• Combell, voor hosting en mailboxdiensten.
• Neon, voor de databasedienst.
• Resend, voor het verzenden van website-e-mails.
• Mollie, voor het verwerken van betalingen.
• Moneybird, voor offertes, facturatie en boekhouding.
• Onze accountant en, indien nodig voor jouw opdracht, betrokken installateurs, uitvoeringspartners, leveranciers of vervoerders.
• Bevoegde overheden wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Dienstverleners verwerken gegevens onder passende afspraken. Sommige partijen, waaronder betalingsdienstverleners, kunnen voor bepaalde verwerkingen zelf verwerkingsverantwoordelijke zijn. Hun eigen privacyverklaring is dan eveneens van toepassing.

[Internationale doorgiften: vul hier in welke dienstverleners gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken, welke landen betrokken zijn en welke waarborgen gelden, bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen. Vermeld hoe een kopie van de waarborgen kan worden verkregen.]

## 6. Hoe lang bewaren wij gegevens?

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld:

• Aanvragen en correspondentie: zolang nodig voor de behandeling en opvolging van je vraag.
• Accountgegevens: zolang het account wordt gebruikt en daarna voor zover nodig voor bestaande opdrachten, wettelijke verplichtingen of geschillen.
• Klant- en installatiedossiers: gedurende de uitvoering en relevante garantie-, aansprakelijkheids- en verjaringstermijnen.
• Facturen en boekhoudkundige documenten: gedurende de wettelijk verplichte bewaartermijnen.
• Technische logboeken: zolang nodig voor beveiliging en foutonderzoek.
• Postcodecontroles: zolang nodig om regionale vraag en ontwikkelingen te beoordelen; daarna worden de registraties verwijderd of omgezet in niet-herleidbare totalen.

Bij een lopend geschil kunnen relevante gegevens langer worden bewaard, voor zover noodzakelijk.

## 7. Cookies en beveiliging

Meer informatie over cookies en vergelijkbare technieken vind je in onze cookieverklaring. Waar toestemming vereist is, moet die afzonderlijk worden gevraagd.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen, zoals beveiligde verbindingen en toegangsbeperkingen. Alleen personen die gegevens nodig hebben voor hun taak krijgen toegang.

## 8. Jouw rechten

Afhankelijk van de toepasselijke voorwaarden kun je vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking van verwerking of overdracht van je gegevens. Je kunt bezwaar maken tegen verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang en altijd tegen direct marketing.

Toestemming kun je op elk moment intrekken. Dit verandert niets aan de rechtmatigheid van eerdere verwerkingen.

Mail hiervoor naar info@space-heat.com. Wij antwoorden in beginsel binnen één maand. Bij complexe of meerdere verzoeken kan deze termijn wettelijk worden verlengd; wij informeren je daarover. Indien nodig vragen wij aanvullende informatie om je identiteit te controleren.

Je kunt ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, via www.gegevensbeschermingsautoriteit.be, of bij de bevoegde toezichthouder in het land waar je woont of werkt.

## 9. Wijzigingen

Wij kunnen deze verklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening of gegevensverwerking verandert. De actuele versie wordt op deze pagina gepubliceerd. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij betrokken gebruikers waar dat nodig is.